Die Funktion einer Ombudsstelle als interne Meldestelle im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes besteht darin, einen sicheren Raum für potenzielle Hinweisgeber zu bieten. Hier können Unregelmäßigkeiten oder Verstöße vertraulich gemeldet werden – sei es gegen gesetzliche Bestimmungen, ethische Standards oder interne Vorgaben. Die Ombudsstelle gewährleistet die Vertraulichkeit der Meldung und agiert unabhängig, um eine faire und objektive Behandlung sicherzustellen.

Gesetzeskonformes, sowie integres und ethisches Handeln bilden die Grundlage für das Vertrauen in  Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, bei davon abweichendem Verhalten entsprechend eingreifen zu können. Dies kann naturgemäß nur dann gelingen, wenn betroffene Organisationen Kenntnis von solchen Fällen erlangen. Eine Ombudsstelle fungiert dabei als organisatorische Trennung von Hinweisgeber und betreffendem Unternehmen. Dies schafft Vertrauen in das System.

Bei Unzufriedenheit, Disputen mit Kollegen oder Vorgesetzten oder dem Wunsch, eine Beschwerde einzureichen, ist die Ombudsstelle keine geeignete Anlaufstelle. Für akute Notfälle ist sie auch nicht gedacht. Bei dringendem Hilfebedarf sollten die bekannten Nummern (112, 110) gewählt werden. Das Denunzieren von Personen ist hier ebenfalls nicht angebracht. Hinweisgebern mit bösgläubigen Absichten kann der Schutz ihrer Identität nicht gewährleistet werden.

Nein. Der Gesetzgeber hat kurz vor Verabschiedung des Hinweisgeberschutzgesetzes die Verpflichtung zur Bereitstellung anonymer Meldekanäle gestrichen. Dementsprechend ist auch über die Ombudsstelle eine anonyme Meldung technisch nicht vorgesehen. Bei den je nach gewähltem Meldekanal anfallenenden personenbezogenen Daten kann es sich um folgende handeln: Telefonnummer, IP-Adresse, Handschrift, DNA (Brief(-marke)), Machine Identification Code (Drucker), Ausdrucksweise, orthografische Defizite, E-Mail-Adresse, etc. Ihre Identität wird, solange Sie im guten Glauben einen Hinweis einreichen, von der Ombudsstelle vertraulich behandelt.

Nach dem Eingang Ihrer Meldung prüfen wir, ob Ihre Meldung plausibel erscheint, ein Schutzzweck des Hinweisgeberschutzgesetzes betroffen ist und keine anderen (höherrangigen) Gesetze greifen. Sollten Sie uns Ihre Kontaktdaten mitgeteilt haben, können wir uns bei Rückfragen an Sie wenden, um diese Fragen zu klären. Im darauf folgenden Schritt geben wir Ihre Meldung an das betroffene Unternehmen zur Klärung weiter. Wir fungieren dabei als Mittler zwischen Ihnen und dem betroffenen Unternehmen.